Cartório Ofício de Registro de Imóveis e de Títulos e Documentos de Feliz Natal/MT

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Política de Fornecedores

O Cartório 1 Ofício de Feliz Natal/MT, adotou a Política para Fornecedores de acordo com seu Programa de Compliance, que determina a Conduta Ética esperada a todos os nossos fornecedores e prestadores de serviços perante a parceria firmada. Por isso é muito importante essa leitura, pois aqui contém regras a serem cumpridas por você e toda a sua equipe, e valores que devem ser considerados em todas as suas relações com nossa Serventia. 

Ressaltamos que sua responsabilidade e conduta devem se pautar, a todo momento, pelos mais altos padrões éticos pessoais e profissionais emanados deste Código e que, além disso, o não cumprimento poderá implicar em não continuidade do relacionamento e possíveis sanções éticas. No que se refere às questões anticorrupção, a Serventia, suas controladas e seus empregados estão sujeitas a enfrentar processos criminais se nossos parceiros comerciais realizam pagamentos corruptos ou se envolvem, de outra maneira, em atividades corruptas. 

Por Parceiros Comerciais, referimo-nos a qualquer agente, consultor, técnico, prestador de serviços, fornecedores ou a qualquer outro intermediário que possa ser visto como tendo agido em nosso nome. A principal linha de defesa da Serventia, se processada criminalmente por atividades corruptas envolvendo parceiro comercial, seria provar, com base em material escrito e/ou processos eletrônicos (evidências de realização de auditorias) que:

(i) ela agiu de boa fé e com comprovado e documentado cuidado quanto a um determinado parceiro comercial, inclusive com realização de auditorias, antes de realizar qualquer tipo de negócio com ele;

(ii) o nível de auditoria e a quantidade de informações coletadas foram proporcionais ao risco, conforme metodologia consistente de avaliação risco; e

(iii) não havia razão para se acreditar que esse parceiro comercial teria comportamento corrupto, com base em uma avaliação razoável e de boa fé das informações obtidas por meio de processo de auditoria e atualizada em intervalos de tempo razoáveis.

Em outras palavras: a única forma de, efetivamente, gerenciar o risco de corrupção de um terceiro é realizar uma auditoria em nossos parceiros comerciais. A extensão da auditoria será determinada pelo nível de risco envolvido. Quanto maior o risco, mais extensa a auditoria a ser feita. Por isso é tão importante o seu envolvimento nesse processo.

A Serventia fará negócios somente com Parceiros idôneos e de excelente reputação, com qualificação técnica adequada e que se comprometam expressamente a adotar a mesma política de tolerância zero quanto à corrupção. 

Para isso, a Serventia fará uma análise anual de antecedentes, qualificações e reputação através do Due Diligence ou seja, de uma auditoria, buscando afastar quaisquer dúvidas quanto a seus valores éticos, idoneidade, honestidade e reputação, verificando cuidadosamente quaisquer indícios que possam indicar propensão ou tolerância do parceiro quanto a atos de corrupção, além de acompanhar a adequação e qualidade aos resultados realizados a Serventia. Saiba mais nos próximos itens.

Nível de Criticidade

Os Parceiros comerciais são definidos pelo seu nível de criticidade perante a gestão e ao compliance a Serventia e tratados de forma diferenciada perante a Política de Fornecedores.

  • Fornecedores Exclusivos – produtos/serviços obrigatórios que a Serventia não pode deixar de seguir;
  • Fornecedores Nível A – Totalmente crítico. Exemplo: Software ERP, Centrais ERP, Internet, sistemas de segurança, 
  • Fornecedores Nível B – Consultores, Assessorias, Técnico de informática, Assessor de entregas, materiais de informática
  • Fornecedores de Nível C – Produtos de limpeza e higiene, produtos de consumo, água, café, 

Obrigatoriedade

Para continuarmos nossa parceria saudável e pautadas na legislação aplicável a boa conduta e ao compliance, sua organização será avaliada desde a primeira entrega do produto/serviço e anualmente com critérios específicos da Serventia, através de uma auditoria de integridade (Due Diligence) e os registros preservados durante cinco anos. 

Será realizado uma pesquisa pela internet para verificação de sua idoneidade, pelos canais do CEIS e CNEP. A ficha cadastral é levada em consideração para verificação da legalidade da atividade da organização com o produto/serviço oferecido a nossa Serventia.

Deverá comprovar realização de treinamento de compliance com sua equipe de pelo menos uma vez no ano ou a adequação de um Programa de Compliance e Integridade de acordo com a legislação em vigor ou conforme a ISO37001 e ISO19600. Caso inicie seu processo agora, você poderá apresentar um Plano de Ação de deverá ser aprovado pelo nosso Compliance Officer com ações de implantação com prazo não superior a seis meses após a data deste procedimento.

Todos os contratos com quaisquer parceiros comerciais deverão ser sempre celebrados por escrito e oferece uma descrição detalhada do objeto do contrato e das obrigações das partes. Cláusulas contratuais anticorrupção serão sempre inseridas em qualquer contrato com um parceiro comercial e revisadas anualmente, mesmo em contratos com prazos indeterminados. Cláusulas anticorrupção não substituem a realização de uma auditoria adequada. Porém, elas constituem parte do processo de uma auditoria consistente. Qualquer objeção a uma disposição anticorrupção adequada será considerada um sinal de alerta.

Brindes, Presentes e Hospitalidades

O oferecimento de brindes, presentes e hospitalidades com o objetivo de iniciar ou estreitar relações comerciais é uma prática comum no mundo corporativo. A SERVENTIA permite tal prática desde que tenha um propósito comercial legítimo e que não esteja atrelada a qualquer tipo de retribuição ou contraprestação. Para nosso Código: 

  • Brinde é qualquer objeto, geralmente sem valor comercial, distribuído como cortesia, propaganda, ação promocional habitual ou por ocasião de eventos ou datas comemorativas (ex: caneta, agenda, caneca com a logomarca da empresa, etc);
  • Presente é qualquer objeto ou serviço de uso ou consumo pessoal que possui valor comercial (ex: bebidas, aparelhos eletrônicos, roupas, ingressos para jogos, etc);
  • Hospitalidade inclui despesas como o pagamento de viagens, alimentação, hospedagem, transporte, entre outras (ex: convite para participação em eventos promovidos, apoiado ou patrocinado por empresa, convite para apresentação de produtos e serviços ou das dependências de empresa, etc).

Os parceiros podem oferecer:

  • Brindes e Presentes poderão ser oferecidos e recebidos desde que o seu valor não exceda o limite de R$ 100,00 (cem reais).
  • Hospitalidades com propósito comercial legítimo poderão ser oferecidas e recebidas desde que as despesas com alimentação, hospedagem, transporte possuam valores modestos e razoáveis, bem como tenham sido aprovadas pelo compliance officer.
  • Jamais deverão oferecer ou receber dinheiro em troca de favores ou privilégios, ou se envolver em práticas de corrupção ou pagamento de propina.
  • É importante que a oferta ou recebimento de brindes, presentes ou hospitalidades não tenham uma obrigação ou expectativa de retribuição ou contraprestação. Ou seja, ao receber ou oferecer algum desses itens, o parceiro não deverá retribuir ou ser retribuído seja com favores, dinheiro, privilégios, informações sigilosas, ou qualquer outra forma de retribuição.

Refeições

As refeições de negócios devem sempre ter um propósito comercial legítimo e nunca deverão gerar uma obrigação ou expectativa de retribuição ou contraprestação, estando limitadas aos critérios estabelecidos nas normas internas da Serventia.

  • Somente pessoas pré-autorizadas poderão realizar/participar de refeições de negócios;
  • As refeições devem respeitar o limite de R$ 50,00 (cinquenta reais) por pessoa; 
  • O Colaborador deverá pagar a refeição e solicitar reembolso conforme a Política de Reembolso de Despesas de Viagens;
  • Em caso de refeições com fornecedores ou potenciais fornecedores, cada parte deverá arcar com suas despesas ou verificar o definido em contrato.

Consequências

O Sistema de Consequências estabelece diretrizes gerais para a Serventia na aplicação de medidas, que tem como base a legislação vigente e padrões internos, conforme a seguir:

  • Advertência: anotação cadastral que não implica em impedimento de cadastramento ou contratação.

  • Suspensão: bloqueio sistêmico que implica no impedimento de cadastramento e contratação com a Serventia e pode durar de 1 a 24 meses.

  • Multa Administrativa: medida de natureza pecuniária que não se confunde com as multas previstas contratualmente.

  • Desqualificação Técnica: ação de cancelamento de famílias do fornecedor no cadastro que torna o fornecedor desqualificado tecnicamente, em decorrência de baixo desempenho, segundo indicadores internos.

A requalificação técnica do fornecedor pode ser realizada após análise e aprovação das justificativas e de plano de ação por ele apresentadas através do “canal do Fornecedor”, informando os motivos do baixo desempenho.

Os principais objetivos do Sistema de Consequência são eliminar tais divergências e evitar sua reincidência. Porém, caso o fornecedor não tome as devidas ações pode resultar na aplicação de Sanção Administrativa ou Desqualificação Técnica.

Fica ciente o prestador de serviço/fornecedor acima que na hipótese de ocorrerem situações em que não haja no presente Código previsão expressa em relação à conduta exigida ou esperada, deverá informar imediatamente o fato ao titular da serventia.

 

Essa Política foi elaborada e aprovada por Daniela Sauer no dia 28 de julho de 2020

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